El Análisis Documental es una técnica de organización del conocimiento, es el conjunto de procedimientos que permiten representar el contenido intelectual de una colección, o como en este caso, de la normativa de un Poder del Estado como es el Poder Legislativo y se realiza por medio de la lectura, comprensión e interpretación de los documentos.
Los Analistas Documentales realizan el “Análisis Documental” de cada una de las normas de la Provincia de Misiones, leyes o Decretos-Leyes sancionadas desde el inicio de la labor legislativa de la Cámara de Representantes hasta el día de hoy.
Primeramente se realiza la selección de “Palabras Claves”: voces que permiten la recuperación de la Ley por medio del lenguaje cotidiano o natural, y de los “Descriptores” que son los conceptos o términos autorizados por un Tesauro, o sea, este es un lenguaje formal y controlado.
Las Palabras Claves son términos elegidos por el indizador para designar los diferentes aspectos temáticos de las Leyes, y no suele existir control estricto del vocabulario empleado. Estas pueden obtenerse de dos maneras: por extracción o derivación, o sea, los términos se toman del texto que se indiza o se eligen términos que no figuran en el texto, pero lo representan; para ello se pueden consultar fuentes externas como diccionarios de sinónimos, diccionarios especializados, etc.
Los Descriptores son términos normalizados, formalizados y homologados en un lenguaje documental (Tesauro) y empleados para representar sin ambigüedad los conceptos tratados en los documentos. Normalmente son palabras simples pero pueden también ser términos compuestos. Los Descriptores son los términos preferentes de un lenguaje controlado.
El Tesauro es un Vocabulario controlado compuesto por términos que tienen entre ellos relaciones jerárquicas, semánticas, genéricas, de equivalencia y asociativas, y que se aplica a un dominio particular del conocimiento.
En la elaboración de la lista de Descriptores del Digesto Jurídico de la Provincia se utiliza el Tesauro Cooperativo de Derecho Argentino y el Tesauro del SAIJ – Sistema Argentino de Informática Jurídica.
Además de los Descriptores y Palabras Claves se seleccionan los Identificadores, estos son:
- Identificadores Geográficos: son denominaciones de lugares geográficos, departamentos, localidades, ciudades, que aparezcan en la norma.
- Identificadores Institucionales: son los referidos a denominaciones de instituciones, oficinas, entidades, tanto públicas como privadas; asimismo instituciones jurídicas, etc.
- Identificadores Normativos: se identifican las remisiones normativas externas por la denominación de la norma, cuando aparecen en el texto legal (por ejemplo “Ley de Contabilidad”, “Ley de Pesca”, etc.)
A todos estos pasos se lo denomina Indización: es el proceso de descripción y representación del contenido de un documento (en este caso una ley) a través un número ilimitado de concepto extraídos del texto de los documentos (palabras claves) utilizando un vocabulario controlado (descriptores).
El objetivo de la Indización es proporcionar un tema para acceder al conjunto de información y dar la posibilidad al usuario de recuperar documentos sobre temas específicos.
Los Documentalistas ubican las normas dentro del Índice Temático para su posterior recuperación y utilización.
La organización del conocimiento de la legislación provincial, es la descripción de las Leyes, su contenido, características y propósitos y la organización de estas descripciones de modo que puedan ser accesibles a quienes las buscan.
Todos estos datos: Palabras Claves, Descriptores e Identificadores, permiten la búsqueda y recuperación de las Leyes de la Provincia de Misiones en el sistema informático, además, por supuesto, de la búsqueda que se puede realizar por numeración actual de las Leyes y numeración anterior.
